Gestão de ponto com múltiplos CNPJs

Se sua operação precisar gerenciar o ponto de múltiplos CNPJs no mesmo lugar, sistemas digitais como a solução TiqueTaque são ideais para garantir conformidade, transparência, alinhamento e produtividade em sua organização.

Muitas vezes, o gatilho para iniciar com os registros de ponto numa empresa é o fato de existirem múltiplos funcionários em múltiplos CNPJs. E, nesses casos, é comum que quem cuida do ponto fique alocado somente em uma unidade, fazendo com que essa gestão pareça “top-down” e intrincada.

Mas, em sistemas de gestão e controle de ponto online (como a TiqueTaque), gerir os pontos registrados, confirmar geolocalização e analisar absenteísmo pode acontecer onde quer que esteja.

Hoje vamos nos aprofundar em como é feita a gestão de múltiplos CNPJs e como isso funciona na TiqueTaque. Boa leitura!

O panorama de empresas em crescimento

Empresas com franquias, grupos econômicos, negócios com atividades mistas — são vários tipos de organizações que contam com múltiplos CNPJs. Certamente é por isso que pensar em controlar o ponto de todas essas pessoas em um só lugar parece complicado: são muitas informações. Mas essas informações não precisam ser apavorantes.

Quando temos tarefas demais para cuidar, constantemente, o primeiro pensamento a se ter é: “preciso contratar mais pessoas para cuidar disso”. E isso realmente pode resolver em alguns casos, mas, se o seu problema é justamente ter muitas pessoas para lidar, contratar mais uma pode ser mais um peso na sua balança já sobrecarregada.

É por isso que ferramentas digitais retiram o peso das costas de empresas que buscam automatizar e simplificar tarefas. É aqui que entra o controle de ponto automatizado.

Quais são os tipos de ponto mais utilizados?

Há muitas formas de gerir o ponto e muitas formas de registrar também.

Quando uma empresa está começando, é comum optar pelo ponto manual. E não há problema nenhum em começar dessa forma; só é importante se atentar se sua maneira de controlar o ponto está adequada com as leis vigentes.

Já em crescimento, é natural pensar no tradicional relógio de ponto biométrico. Todos já estão acostumados com ele: é a primeira coisa que alguém pensa ao falarem “ponto”. Mas pense em precisar comprar múltiplos relógios de ponto, integrá-los todos, o custo com instalação e suporte frequentes… A lista só aumenta.

A opção mais econômica e viável para empresas em crescimento acaba se tornando o controle de ponto digital.

Aqui na TiqueTaque, pensamos em tudo: opções de registros de ponto via aplicativo, web e nosso próprio relógio biométrico. Diferente do relógio tradicional, nosso Aparelho Hub é tão fácil de instalar que qualquer pessoa pode fazer as primeiras configurações sem dificuldades. Ele fica em comodato e o suporte online é 100% feito por nós durante o período do contrato. 💜

Como funciona o ponto digital para operações com mais de um CNPJ?

Quando decidido que o ponto digital é ideal para o negócio, ainda há mais uma questão a ser resolvida: é necessário padronizar para todos os CNPJs o sistema de ponto utilizado?

Há duas vias de pensamento sobre essa questão:

• A matriz define que cada CNPJ decida sua maneira ideal de registrar o ponto.
• A matriz padroniza os processos, garantindo alinhamento e organização.

Como a matriz tem a responsabilidade de garantir o pleno funcionamento de suas unidades, a segunda via geralmente é a mais utilizada. Isso repele eventuais desinformações, desalinhamentos e autuações.

Como centralizar as informações de ponto?

Apesar da operação de controle de ponto ter respaldo para ser centralizada, os dados dos funcionários precisam estar organizados e segregados de acordo com seu empregador, unidade, setor e outras regras locais. 

Na TiqueTaque, existem várias separações. Hoje vamos falar especificamente da separação de Empregadores e Unidades.

Empregador

O Empregador é a “empresa”, em outras palavras, a fonte pagadora. Ou seja, ele aparecerá na folha de ponto do seu funcionário como CPF ou CNPJ. Na TiqueTaque, é possível ter múltiplos empregadores na mesma conta.

Está também localizada nessa seção o cadastro da data de fechamento do ponto. Essa data é utilizada para definir quando um período de espelho se encerra e o próximo começa.

Aliás, se um funcionário precisar trocar de CNPJ, não tem estresse: é possível fazer essa alteração diretamente pelo sistema.

Unidade

A unidade pode ter diversas utilidades, como filtro de relatórios, divisão dos funcionários por setor, cargo e outros. Elas podem ser criadas conforme o que a empresa precisar.

Dentro do cadastro de Unidades, também é possível configurar um perímetro de geolocalização (cerca), podendo fazer com que os funcionários registrem o ponto dentro do perímetro aproximado da empresa.

Além disso, é aqui também onde o Aparelho Hub é cadastrado, fazendo com que um mesmo CNPJ (Empregador) possa ter mais de um aparelho, se necessário.

E como segregar as informações?

Na TiqueTaque, são criados Usuários para diferentes acessos à conta de gestão. Esses Usuários podem ser gestores, líderes, funcionários do RH/DP e outras pessoas que podem visualizar ou editar as informações. 

E, para garantir que cada um tenha o acesso pertinente à função que executa na empresa, há diferentes níveis de permissões dos Usuários:

Administador de todas as unidades

É o responsável “master”, pode fazer todas as configurações e gestão do sistema, como adicionar novos usuários, empregadores, unidades, funcionários e escalas; adicionar lançamentos de Banco de Horas; visualizar os demais usuários e mudar suas permissões; lançar, aprovar e reprovar afastamentos; reabrir folhas e adicionar, remover e reprovar registros.

É o tipo de conta ideal para quem tem autoridade e vai fazer todos os cadastros da empresa.

Administrador-Supervisor

Possui as mesmas permissões do administrador, porém apenas para as unidades selecionadas. E não pode: adicionar e visualizar usuários, visualizar funcionários que não estejam na sua unidade, editar configurações e adicionar empregadores.

Supervisor

Pode apenas: adicionar unidade, funcionários e escalas das unidades selecionadas.

Essa conta geralmente é concedida para quem tem responsabilidade sobre a unidade, cadastro de escalas e funcionários, e analisar as informações.

Apenas leitura

Como o nome já diz, pode apenas visualizar os dados das unidades selecionadas.

E se eu não tiver CNPJ?

Não tem problema! As regras de controle de ponto são válidas para empresas (CNPJ), mas nada impede que uma pessoa física (CPF) faça a gestão e controle de ponto. Afinal, documentar os registros de ponto digitalmente é uma ação que apresenta diversos benefícios e garantias, tanto para quem contrata quanto para quem é contratado:

• Redução do tempo conferindo horas;
• Visibilidade dos dados de ponto atualizados em tempo real;
• Facilidade de uso, sem depender de local físico.

Perguntas frequentes

É possível fazer o controle de ponto em mais de um CNPJ na TiqueTaque?

Sim! Nos Planos Go e Hub, você pode gerir até 3 CNPJs na mesma conta. Se precisar de mais, é possível contratar o complemento “CNPJ adicional” para poder cadastrar +3 CNPJs.

Qual o limite de escalas que podem ser cadastradas na TiqueTaque?

Nos planos Go e Hub, não há limite de escalas! Você pode cadastrar quantas desejar, ideal para operações com múltiplos funcionários em múltiplos CNPJs.

Como a nota fiscal é emitida na TiqueTaque?

A nota fiscal é emitida com os dados da matriz (o CNPJ principal). É o empregador responsável pelos demais. Não é possível segregar notas fiscais com dados de CNPJ diferentes dentro de uma mesma conta.

Posso gerenciar mais de um CNPJ no plano Free Forever da TiqueTaque?

Não. O plano gratuito Free Forever é voltado para empresas que estão iniciando com o controle de ponto. Portanto, é possível gerenciar somente um empregador (podendo ser CNPJ ou CPF).

Como funciona o Plano Hub da TiqueTaque com múltiplos CNPJs?

Na TiqueTaque, nosso Aparelho Biométrico Hub é vinculado a Unidades, ou seja, é possível ter mais de um relógio de ponto no mesmo CNPJ. As Unidades são “separações” de funcionários e relógios. O gestor pode nomear a Unidade como o nome do setor, o nome do time, o andar onde o relógio está localizado, entre outros. 

Como gerenciar o ponto de múltiplos CNPJs que usam sistemas de folha de pagamento diferentes?

Na TiqueTaque, é possível cadastrar as rubricas do sistema de folha de pagamento que sua contabilidade utiliza, deixando no mesmo layout. No caso de múltiplos CNPJs utilizarem a mesma conta, a configuração das rubricas deve ser feita diretamente no cadastro de Empregador.

Conclusão

Estamos do seu lado, e sua organização estar separada em múltiplos CNPJs não é um contratempo para sistemas modernos, como a TiqueTaque.

E, por fim, se quiser conhecer nosso sistema de pertinho, assista à nossa Demonstração Interativa e navegue ativamente pelos primeiros cadastros de ponto!