Tecnologia e automação no RH

Você já parou para calcular quantas horas por mês sua equipe de RH perde fazendo cálculos manuais de escala? Ou quantos erros de folha de pagamento poderiam ser evitados com um sistema automatizado? Se a resposta ainda é “muitas” e você está navegando entre planilhas, cartões de papel e dores de cabeça, este artigo vai mudar sua perspectiva.

Neste guia completo, vamos descomplicar tudo sobre sistemas de ponto eletrônico: desde a escolha até a implementação, passando pelas funcionalidades que realmente importam. E o melhor: sem tecniquês desnecessários, direto ao ponto.

Por que Sua Empresa Precisa Sair o Quanto Antes do Ponto Manual

Antes de mergulharmos nas soluções, vamos falar sobre a realidade nua e crua: estatisticamente, empresas que ainda dependem de controle manual de ponto estão perdendo dinheiro e produtividade todos os dias.

Segundo dados do Ministério do Trabalho (por meio do sistema Khronos), mais de 71 milhões de jornadas foram fiscalizadas em 2024, sendo que 12,5 milhões apresentaram irregularidades. Dentre as principais irregularidades, constam:

• Excesso diário de horas extras acima de 2 horas do limite legal;
• Intervalo intrajornada de 15 minutos não sendo respeitado (escalas de 4 a 6 horas);
• Intervalo intrajornada máximo acima de 2 horas ultrapassado.

Como Escolher um Sistema de Controle de Ponto Eletrônico ou Digital Confiável

Em primeiro lugar, a escolha de um sistema de ponto não deveria ser como escolher um fornecedor de papel higiênico (barato e pronto). Mas, também não precisa ser um projeto da NASA. Aqui estão os critérios que realmente fazem diferença:

• Conformidade Legal: O sistema precisa atender às exigências da atual Portaria MTP 671/2021. Isso não é opcional, é imprescindível.
• Facilidade de Uso: O melhor sistema é aquele que seus colaboradores aprendem em 2 minutos, não em 2 semanas. Interface intuitiva, navegação simples e atendimento diligente são indispensáveis.
• Flexibilidade de Modalidades de Registro: Biometria, cartão de proximidade, reconhecimento facial, aplicativo mobile… Cada empresa tem suas necessidades. Afinal, o ideal é ter opções e poder combinar diferentes modalidades conforme a realidade de cada setor.
• Relatórios e Analytics: Dados que Realmente Servem: Relatórios bonitos são legais, mas relatórios úteis são essenciais. O sistema deve oferecer informações claras sobre absenteísmo, horas extras, atrasos e outros indicadores que apoiem a gestão estratégica.

Principais Funcionalidades de um Sistema de Ponto que Prova Seu Valor

Às vezes, ficamos tão presos no estereótipo do sistema de ponto ideal (aquele relógio tradicional), que esquecemos de outras possibilidades de registro de ponto que podem ser mais favoráveis para sua operação.

Por exemplo, com a TiqueTaque, você tem acesso a diversas formas de registro de ponto:

Plano Go

• Ponto por aplicativo: Opções de registro off-line e com geolocalização;
• Ponto por web: Via painel do funcionário (site) com opção de foto obrigatória, e também pelo site de registro rápido sem necessidade de login.

Plano Hub

• Todas as funcionalidades do Plano Go + 01 Aparelho de Ponto Biométrico TiqueTaque, com opção de registro de ponto por digital e cartão de aproximação.

Complementos dos Planos

• Reconhecimento Facial: Registro de ponto por detecção facial pelo aplicativo do funcionário ou site de registro rápido;
• QR Code: Registro de ponto pela leitura de um QR Code dentro do site de registro rápido.

Funcionalidades Essenciais:

• Controle de diferentes tipos de jornada: Escalas variáveis, banco de horas, compensação automática;
• Gestão de exceções: Tratamento automatizado de atrasos, saídas antecipadas e faltas;
• Notificações e relatórios: Alertas para funcionários e gestores.

Checklist para Implementar um Novo Sistema de Ponto na Sua Empresa

A implementação de um sistema de ponto não é apenas instalar um equipamento e sair usando. É um projeto que envolve pessoas, processos e tecnologia. Aqui está seu roteiro de implementação:

Vantagens do Ponto Digital: Muito Além da Automação

Se você ainda está em dúvida sobre fazer a transição, isso vai te convencer:

Redução de Custos Operacionais

👉 Uma empresa com 100 colaboradores economiza em média 15 horas semanais de trabalho administrativo ao automatizar o controle de ponto. Isso representa mais de R$30.000 anuais só em produtividade da equipe de RH.

👉 Eliminação de Erros Humanos

Sistemas automatizados reduzem em até 90% os erros de cálculo de horas extras e adicionais. Menos retrabalho, menos estresse, menos problemas trabalhistas.

👉 Conformidade Legal Automática

O sistema já nasce configurado para atender às exigências legais, gerando os arquivos necessários para auditorias e fiscalizações.

👉 Melhoria da Experiência do Colaborador

Os funcionários podem consultar seus próprios dados, solicitar ajustes e acompanhar seu banco de horas sem depender do RH para tudo.

Erros Fatais que Você Deve Evitar na Implementação

1. Fator decisivo ser o preço mais baixo: O barato sai caro quando você precisar trocar de sistema ou relógio em 6 meses por problemas de funcionamento ou compliance.
2. Não envolver gestores e funcionários no processo: Funcionários que se sentem excluídos da decisão tendem a resistir à mudança.
3. Não testar o sistema antes da contratação: Descobrir pendências nos cadastros no dia de fechamento do ponto é algo que ninguém quer viver.

O Futuro é Agora: Não Deixe Sua Empresa Ficar Para Trás

A transformação digital no RH não é mais uma tendência, é uma necessidade. Empresas que ainda dependem de processos manuais estão perdendo competitividade, produtividade e, principalmente, a capacidade de tomar decisões estratégicas baseadas em dados.

A pergunta não é se você deve fazer essa transição, mas quando. E considerando a velocidade das mudanças no mundo corporativo, quanto mais cedo, melhor.

Precisando de orientação específica para sua realidade? Nossa equipe de especialistas está preparada para ajudar sua empresa no que der e vier. Entre em contato com a TiqueTaque e descubra como deixar de contar horas e começar a contar conquistas! 💜