Como exportar relatórios de ponto para enviar à contabilidade
Enviar os relatórios de ponto para a contabilidade faz parte da rotina de fechamento da folha. Aqui você irá entender como funciona a exportação do espelho de ponto na TiqueTaque, por que é importante fechar o período antes do envio e quais cuidados ter ao configurar períodos personalizados.
No fechamento do mês, um dos arquivos que a contabilidade costuma precisar é o espelho de ponto dos funcionários. Com a TiqueTaque, você consegue gerar e exportar essas informações de forma simples, sem precisar reunir os dados manualmente.
O espelho de ponto pode ser usado para conferir a jornada dos funcionários e enviar as informações necessárias para o fechamento da folha.
Como exportar o espelho de ponto?
Antes de começar, confirme se o período que você quer consultar está correto.
Depois, acesse a TiqueTaque na tela de espelhos de ponto, se necessário, filtre os funcionários ou unidades que deseja incluir.
- Confira as informações apresentadas no espelho.
- Clique para exportar no formato que precisa.
- Salve o arquivo e envie para a contabilidade.
📝 Dica: antes de enviar os espelhos de ponto, vale conferir se o período está completo e se todos os funcionários que precisam constar no arquivo estão selecionados.
📝 Só é possível gerar os espelhos de ponto após o período encerrar, por exemplo, se seu período é até o último dia do mês (30/31), você só conseguirá fechar os espelhos no próximo dia (01).
Por que é importante fechar o espelho de ponto?
Depois de conferir os registros e fazer os ajustes necessários, é importante fechar o espelho de ponto antes de enviá-lo para a contabilidade.
Enquanto o período permanece aberto, as informações ainda podem sofrer alterações. Um ajuste em um registro, uma alteração na jornada ou outra mudança feita posteriormente pode interferir nos dados daquele período.
Ao fechar o espelho, você garante que as informações daquele período foram conferidas e estão prontas para serem utilizadas no fechamento da folha.
Por isso, antes de enviar o relatório para a contabilidade:
- confira os registros de ponto;
- verifique se existem ajustes ou pendências;
- confirme se o período está correto;
- faça as correções necessárias;
- e, depois da conferência, feche o espelho de ponto.
📌 Importante: evite deixar períodos antigos em aberto. Além de dificultar o controle do que já foi conferido, qualquer alteração feita enquanto o período estiver aberto pode modificar as informações que serão utilizadas pela contabilidade.
Manter os períodos fechados também ajuda a deixar o histórico de ponto da empresa mais organizado e seguro.
Qual período devo considerar?
O espelho de ponto segue o período de apuração configurado no sistema. Por isso, na hora de gerar o relatório, não é possível simplesmente escolher qualquer data.
O período é definido nas configurações da empresa e normalmente compreende 30 dias. Por exemplo, uma empresa pode ter o período de 01 a 30, enquanto outra pode utilizar 20 a 19.
Por isso, antes de enviar o espelho para a contabilidade, confira qual é o período configurado para a sua empresa e aguarde o encerramento desse período para realizar o fechamento.
Precisa de um período diferente?
Se a sua empresa precisa trabalhar com um período que não está configurado no sistema, primeiro valide essa necessidade com a contabilidade. Depois, o período pode ser criado nas configurações de acordo com a orientação recebida.
Nesse caso, é importante ter um cuidado extra: confira se não ficou nenhum dia entre um período e outro sem ser contemplado.
Por exemplo, imagine que um período personalizado seja configurado de 01 a 20. Se o próximo período começar novamente no dia 01, os dias 21 a 31 ficarão de fora da apuração. Isso pode gerar um problema no fechamento da folha.
Antes de finalizar a configuração, confira se os períodos estão sequenciais e se todos os dias do mês estão contemplados, sem sobreposição ou intervalos entre eles.
Se tiver dúvidas sobre qual período utilizar, confirme com a contabilidade antes de fazer a alteração.
Preciso enviar o relatório de todos os funcionários?
Isso depende de como a contabilidade organiza o fechamento da folha.
Se ela precisar das informações de todos os funcionários, gere o relatório com a equipe completa. Se houver uma orientação para enviar por empresa, unidade ou grupo de funcionários, utilize os filtros disponíveis no relatório.
Se ficar em dúvida sobre quais informações enviar, confirme com a sua contabilidade antes de fazer o fechamento.
Confira as informações antes de enviar
O relatório ajuda a reunir as informações de jornada, mas é importante conferir os dados antes de encaminhá-lo.
Verifique principalmente:
- se todos os funcionários necessários estão no relatório;
- se ainda existem registros de ponto pendentes;
- se há situações que precisam de ajuste;
- se o período já foi conferido e fechado, quando esse processo fizer parte da rotina da empresa.
Fazer essa conferência antes do envio evita que a contabilidade receba informações incompletas e precise solicitar o arquivo novamente.
E se a contabilidade pedir outro relatório?
A TiqueTaque possui diferentes relatórios para atender às necessidades de acompanhamento da jornada e da gestão de ponto.
Se a sua contabilidade solicitar um relatório específico, confira qual informação ela precisa e procure pelo relatório correspondente dentro do sistema.
Caso não encontre o que precisa, entre em contato com o nosso time de atendimento. Podemos orientar sobre onde encontrar as informações disponíveis na TiqueTaque.
Tudo pronto?
Depois de conferir o período e as informações dos funcionários, basta exportar os espelhos de ponto e encaminhá-lo para a contabilidade pelo canal que sua empresa utiliza normalmente.
Assim, você mantém as informações de ponto organizadas e facilita o trabalho de quem faz o fechamento da folha.
Simplifique a gestão do ponto da sua empresa!
Cuidar do fechamento do ponto fica muito mais fácil quando as informações estão organizadas em um só lugar. Com a TiqueTaque, sua empresa acompanha a jornada dos funcionários, realiza os fechamentos e tem os relatórios necessários para a rotina do Departamento Pessoal.
Quer deixar a gestão de ponto mais simples e organizada? Conheça a TiqueTaque e veja como podemos ajudar sua empresa.
